Incepand cu 25 Mai 2018, Regulamentul 2016/679/UE privind protectia datelor cu caracter personal (General Data Protection Regulation – GDPR) intra in vigoare. Regulamentul are ca scop crearea unui cadru legislativ unic European care sa protejeze drepturile persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si sa reglementeze circulatia acestora.

Introducere

S.C. Aleczander Services S.R.L

Se angajeaza sa va asigure confidentialitatea in cadrul prelucrarii informatiilor dumneavoastra cu caracter personal. Aceasta politica privind confidentialitatea ofera detalii despre informatiile pe care le colectam despre dumneavoastra, modul in care le folosim si cum le protejam. De asemenea, ofera informatii despre drepturile dumneavoastra.

Scop

Scopul acestei politici este de a ne asigura ca S.C. Aleczander Services S.R.L respecta legislatia aplicabila privind Regulamentul general privind protectia datelor (GDPR).

In aceasta politica privind confidentialitatea, „noi”, „al nostru” inseamna „Societatea”.

Sfera politicii noastre privind confidentialitatea

Aceasta politica privind confidentialitatea se aplica oricarei persoane care interactioneaza cu noi privind produsele si serviciile noastre („dumneavoastra” „al dumneavoastra”), in orice mod (de exemplu, prin e-mail, prin intermediul site-ului nostru web, prin telefon, prin intermediul aplicatiei noastre, fata in fata). Oricand, va putem oferi mai multe informatii privind confidentialitatea daca este necesar, pentru metode speciale de contact sau in legatura cu produse sau servicii specifice.

Aceasta politica de confidentialitate vi se aplica daca ne intrebati despre sau utilizati produsele si serviciile noastre. Aceasta descrie modul in care va procesam informatiile, indiferent de modalitatea prin care ne contactati (de exemplu, prin e-mail, prin intermediul site-ului nostru web, prin telefon, prin intermediul aplicatiei noastre etc.).

Aceasta politica este general valabila si pentru cazuri specifice, de exemplu daca in timpul colaborarii va oferim acces la aplicatiile noastre, va vor fi transmise politici si proceduri aditionale.

Sarcini si responsabilitati

Administratorul este responsabil pentru aplicarea acestei politici in activitatea de zi cu zi, avand obligatia de a monitoriza implementarea acesteia la toate nivelurile organizatiei, inclusiv in activitatea celorlalti membri ai comitetului de conducere al societatii.

Modul in care colectam date cu caracter personal

Colectam informatii cu caracter personal de la dumneavoastra si de la terti (orice persoana care actioneaza in numele dumneavoastra, formulare online, din inregistrarea apelurilor telefonice sau direct din apel telefonic, cu consimtamantul clar al persoanei cu care interactionam, compania angajatoare, brokeri, furnizori de servicii si asa mai departe).

Cand ne furnizati informatii despre alte persoane, trebuie sa va asigurati ca acestia au vazut o copie a acestei politici privind confidentialitatea si sunt de acord sa ne furnizati informatiile lor.

Colectam informatii personale de la dumneavoastra:

  • Prin intermediul contactului cu noi, inclusiv prin telefon (putem inregistra sau monitoriza apelurile telefonice pentru a ne asigura ca acestea respecta legile, codurile de practica si politicile interne ca si in scopuri de asigurare a calitatii), prin e-mail, prin intermediul site-urilor noastre web, prin intermediul aplicatiilor, prin posta, prin completarea unei cereri sau alte formulare(inclusv pe site-ul nostru web), prin intermediul social media sau fata in fata.

Pentru toti clientii nostri, putem colecta informatii de la:

  • parintii sau tutorii dumneavoastra daca aveti varsta mai mica de 18 ani;
  • un membru al familiei sau altcineva care actioneaza in numele dumneavoastra;
  • orice furnizori de servicii care lucreaza cu noi in legatura cu produsul sau serviciul pentru dumneavoastra, daca nu va este furnizat direct de noi.
  • surse de informare disponibile publicului larg. 
  • brokeri si alti agenti ;
  • alti terti cu care lucram, precum agenti care lucreaza in numele nostru, alti asiguratori si reasiguratori, actuari, auditori, avocati, traducatori si interpreti, consultanti fiscali, agentii de recuperare a datoriilor, agentii de informatii privind creditele, agentii de detectare a fraudelor , autoritati de reglementare, autoritati de supraveghere a protectiei datelor.
  • Persoanele care platesc pentru produsele sau serviciile pe care vi le furnizam, inclusiv alti asiguratori, organisme din sectorul public si ambasade.

Categorii de informatii cu caracter personal

Prelucram doua categorii de informatii cu caracter personal despre dumneavoastra si (unde este cazul) despre dependentii dumneavoastra:

  • informatii cu caracter personal standard (de exemplu, informatiile pe care le folosim pentru a va contacta, pentru a va identifica sau a gestiona relatia noastra cu dumneavoastra); si
  • categorii speciale de informatii (de exemplu, informatii privind veniturile, care ne permit sa adaptam asistenta pentru dumneavoastra).

Informatiile cu caracter personal standard includ:

  • informatii de contact, cum ar fi numele dumneavoastra, orasul de domiciliu, adresa de e-mail si numerele de telefon;
  • data nasterii si identificatorii nationali (cum ar fi CNP-ul, numarul cartii dumneavoastra de identitate sau numarul pasaportului); alte date din actul de identitate(cum ar fi seria si numarul actului de identitate);
  • date din certificatul de nastere – in cazul minorilor;
  • informatii furnizate pe durata apelului telefonic catre serviciul Call center sau direct ;
  • locatia si functia in cadrul companiei angajatoare;
  • stare civila, cetatenie, semnatura, origine etnica;
  • detalii despre orice legatura pe care am avut-o cu dumneavoastra, cum ar fi orice reclamatii sau incidente;
  • detalii de plata, cum ar fi: adresa de facturare; numele şi prenumele, contul bancar.
  • date privind geo-localizarea, in cazul in care stabilim un punct de intalnire;
  • informatii despre modul in care utilizati site-ul nostru web, aplicatiile sau alte tehnologii, inclusiv adrese IP sau alte informatii despre dispozitiv, cookie-uri
  • informatii pe care dumneavoastra le faceti publice prin intermediul social media

Temeiurile pe baza carora prelucram datele dvs. cu caracter personal

Temeiurile pe baza carora procesam datele dumneavoastra cu caracter personal sunt  urmatoarele:

  • Pentru a incheia sau executa un contract cu dumneavoastra conform art. 6 alin. 1 lit. b) din GDPR, respectiv “prelucrarea este necesara pentru executarea unui contract la care persoana vizata este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate inainte de incheierea unui contract”;
  • Pe baza consimtamantului dumneavoastra putem prelucra datele pentru comunicari de marketing conform art. 6 alin. 1 lit. a) din GDPR, respectiv „ persoana vizata si-a dat consimtamantul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice”;
  • Pentru indeplinirea unei obligatii legale, cum ar fi obligatia de a comunica informatii catre autoritatile publice sau entitati autorizate de acestea, sau pentru a indeplini obligatia de arhivare in conformitate cu art.6 alin. 1 lit. c) din GDPR, respectiv “prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului” ;
  • Prelucrarea este necesara in scopul intereselor noastre legitime, in conformitate cu art. 6, alin 1 lit f) din GDPR, respectiv „ prelucrarea este necesara in scopul intereselor legitime urmarite de operator sau de o parte terta… ” , cu respectarea   dispozitiilor art.5 din GDPR.

Temeiurile pe baza carora prelucram datele dumneavoastra sensibile sunt:

  • Prelucrarea este necesara pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept al nostru in instanta, in situatia in care apar dezacorduri , in conformitate cu art. 9, alin. 2, lit. f) din GDPR: “prelucrarea este necesara pentru constatarea , exercitarea sau apararea unui drept in instanta  sau ori de cate ori instantele actioneaza in exercitiul functiei lor judiciare”
  • Prelucrarea este necesara pentru prestarea efectiva a serviciului ;
  • Prelucrarea este necesara din motive de interes public .

Scopul utilizarii datelor dvs. cu caracter personal

Procesam informatiile dumneavoastra cu caracter personal pentru scopurile stabilite in aceasta politica privind confidentialitatea. De asemenea, am stabilit cateva motive legale pentru care putem prelucra informatiile dumneavoastra cu caracter personal (acestea depind de ce categorie de informatii cu caracter personal prelucram). In mod normal, prelucram informatiile cu caracter personal standard daca acest lucru este necesar pentru a furniza serviciile stabilite intr-un contract, daca este in interesul nostru legitim sau al tertilor sau este solicitat sau permis de orice lege aplicabila. Cititi mai jos mai multe informatii despre acest aspect si despre motivele pentru care ar putea fi necesar sa prelucram informatii din categoriile speciale.

Prin lege, trebuie sa avem un motiv legal pentru prelucrarea informatiilor cu caracter personal. Prelucram informatiile cu caracter personal standard despre dumneavoastra daca acestea sunt:

  • necesare pentru a furniza serviciile stabilite intr-un contract − daca avem un contract cu dumneavoastra, va vom prelucra informatiile cu caracter personal pentru a indeplini acel contract (adica, pentru a va furniza dumneavoastra si dependentilor dumneavoastra serviciile noastre);
  • pentru interesele noastre legitime;
  • pe baza consimtamantului dumneavoastra;
  • necesare sau permise de lege.

Procesam informatii din categoriile speciale despre dumneavoastra deoarece:

  •  sunt necesare in scopul analizei reclamatiilor dumneavoastra;
  • sunt necesare pentru un scop menit sa protejeze publicul impotriva necinstei sau a unor comportamente necorespunzatoare;
  • sunt necesare in cazul unui litigiu, pe baza interesului legitim al companiei;
  • sunt necesare pentru protejarea interesului dumneavoastra;
  • este in interesul public, in conformitate cu legile aplicabile;
  • sunt informatii pe care le-ati facut publice; sau
  • avem permisiunea dumneavoastra Conform celei mai bune practici, va vom solicita permisiunea pentru a prelucra informatiile cu caracter personal daca nu exista niciun alt motiv legal pentru a le prelucra. Daca trebuie sa va cerem permisiunea, vom clarifica ca acesta este ceea ce cerem si va vom ruga sa confirmati alegerea de a ne da aceasta permisiune. Daca nu putem furniza un produs sau serviciu fara permisiunea dumneavoastra , vom clarifica acest lucru atunci cand va cerem permisiunea. Daca mai tarziu va retrageti permisiunea, nu va vom mai putea furniza un produs sau un serviciu care se bazeaza pe obtinerea permisiunii dumneavoastra.

Interese legitime

Va prelucram informatiile cu caracter personal pentru o serie de interese legitime, inclusiv gestionarea tuturor aspectelor legate de relatia noastra cu dvs., pentru marketing, pentru a ne ajuta sa ne imbunatatim serviciile si produsele si pentru a ne exersa drepturile sau pentru a rezolva reclamatii.

Interesul legitim este unul dintre motivele legale pentru care va putem procesa informatiile cu caracter personal. Luand in considerare interesele, drepturile si libertatile dvs., interesele legitime care ne permit sa va prelucram informatiile cu caracter personal includ:

  • sa gestionam relatia noastra cu dvs., cu afacerea noastra si cu tertii care furnizeaza produse sau servicii pentru noi ;
  • recuperarea creantelor
  • prelucrarea datelor in cazul unui litigiu;
  • investigarea si raportarea breselor de securitate cibernetica;
  • inregistrarea si monitorizarea apelurilor telefonice;
    sa ne asiguram ca reclamatiile sunt tratate eficient si sa investigam reclamatiile ;
  • sa ne actualizam evidentele si sa va oferim materiale de marketing permise de lege;
    pentru cercetare si analiza statistica, astfel incat sa putem monitoriza si imbunatati produsele, serviciile, site-urile web si aplicatiile sau sa dezvoltam altele noi;
  • pentru a monitoriza cat de bine ne indeplinim asteptarile de performanta ;
  • sa protejam drepturile, proprietatea sau siguranta noastra (sau clientilor sau altor persoane);
  • sa ne exercitam drepturile, sa ne aparam de reclamatii si sa respectam legile si reglementarile care ni se aplica noua si tertilor cu care lucram;

Marketing si preferinte

Putem folosi informatiile dvs. cu caracter personal pentru a va trimite materiale de marketing prin posta, prin telefon, prin intermediul retelelor sociale, prin e-mail si prin mesaje text.

Putem folosi informatiile dvs. cu caracter personal pentru a va trimite materiale de marketing numai daca avem permisiunea dvs., prin obtinerea consimtamantului.

Daca nu doriti sa primiti mesaje text ,apeluri telefonice sau e-mailuri de la noi, ne puteti spune contactandu-ne in orice moment. In caz contrar, puteti oricand sa ne contactati pentru a va actualiza preferintele de contact.

Aveti dreptul sa va opuneti marketingului direct si crearii de profiluri (prelucrarea automata a informatiilor dvs. pentru a ne ajuta sa evaluam anumite lucruri despre dvs., de exemplu, preferintele personale si interesele dvs.) legate de marketingul direct. Consultati sectiunea despre drepturile dvs. pentru mai multe detalii.

Prelucrarea pentru crearea de profiluri (profiling) si procesul decizional automatizat

La fel ca multe companii, uneori folosim automatizarea pentru a va oferi servicii mai rapide, mai bune, mai coerente si mai corecte, precum si informatii de marketing despre care credem ca vor fi de interes pentru dumneavoastra (inclusiv reduceri la produsele si serviciile noastre). Aceasta va implica evaluarea informatiilor despre dvs. si, in unele cazuri, utilizarea tehnologiei pentru a va oferi raspunsuri sau decizii automatizate.

Aveti dreptul sa va opuneti marketingului direct si crearii de profiluri legat de marketingul direct. De asemenea, puteti avea dreptul sa aveti obiectii fata de alte tipuri de profilare si procese decizionale. automatizate prezentate mai jos. In aceste cazuri, aveti dreptul sa ne solicitati sa ne asiguram ca exaaminam o decizie automatizata, pentru a ne informa despre modul in care va simtiti in privinta ei si pentru a ne cere sa reconsideram decizia.  Putem folosi prelucrarea  pentru crearea de profiluri doar daca avem consimtamantul dvs explicit.

Conform legii, trebuie sa va definim urmatoarele:

  • procesul decizional automatizat – luarea unei decizii folosind tehnologie, fara implicarea unei persoane; si
  • crearea de profiluri – prelucrarea automata a informatiilor dvs. pentru a ne ajuta sa evaluam anumite lucruri despre dvs. (de exemplu, preferintele personale si interesele dvs.).

Aceasta se datoreaza faptului ca aveti anumite drepturi in ceea ce priveste procesul decizional automatizat si crearea de profiluri. Aveti dreptul sa va opuneti crearii de profiluri in legatura cu marketingul direct. Daca faceti acest lucru, nu vom mai putea crea profiluri pentru scopuri de marketing direct.

Procesele stabilite mai jos implica atat crearea de profiluri cat si procesul decizional automatizat.

Aceste companii potrivesc informatiile pe care le oferim cu informatiile pe care le primesc din alte surse pentru a imbunatati corectitudinea analizei lor. Folosim rezultatele acestei analize pentru a ne ajuta sa vizam marketingul si ofertele.

  • Putem distribui informatiile dvs. cu caracter personal (inclusiv numele dvs., data nasterii, sexul si tara in care locuiti) unor companii terte, pe care le folosim pentru a efectua verificari antifrauda. Vom revizui orice potriviri din acest proces. (Nu vom folosi procesul decizional automatizat pentru aceasta.)

Distribuirea informatiilor dvs.

Pentru toti clientii nostri, putem distribui informatiile:

  • altor agenti imobiliari;
  • altor organizatii de care apartineti sau la care sunteti asociat profesional, pentru a va confirma dreptul de a solicita reduceri la produsele si serviciile noastre;
  • furnizorilor care contribuie la livrarea produselor sau serviciilor in numele nostru, furnizori care efectueaza sondaje de opinie si de satisfactie a clientilor (calitate);
  • persoanelor sau organizatiilor carora trebuie, sau avem permisiunea sa le distribuim prin lege (de exemplu, pentru prevenirea fraudei sau protectie);
  • avocati, consultanti externi, auditori din Romania sau strainatate, societati de recuperari creante;
  • autoritatilor statului indreptatite de lege sau oricaror entitati autorizate de acestea;
  • institutii financiar – bancare;
  • executori judecatoresti;
  • politiei si altor organe de aplicare a legii pentru a ii ajuta sa isi indeplineasca indatoririle sau altor persoane daca trebuie sa facem acest lucru prin lege sau printr-o hotarare judecatoreasca;
  • daca noi vindem sau cumparam orice afacere sau bunuri, potentialului cumparator sau vanzator al acelei afaceri sau acelor active; si unui tert care preia activele Societatii (in acest caz, informatiile cu caracter personal pe care le detinem cu privire la clientii sau vizitatorii site-ului, pot fi una din activele pe care tertul le preia).
  • angajatorului dumneavoastra, daca acesta plateste serviciile pe care le furnizam;
  • partenerilor nostri de asigurare, de exemplu brokerilor, reasiguratorilor, actuarilor, auditorilor, avocatilor, traducatorilor si interpretilor, consultantilor fiscali, agentiilor de colectare a datoriilor, agentiilor de detectare a fraudei, autoritatilor de reglementare, autoritatilor de supraveghere a protectiei datelor;
  • celor care platesc pentru serviciile pe care vi le furnizam;
  • celor care va ofera si alte beneficii;
  • registrelor nationale;
  • autoritatilor si agentiilor guvernamentale

Daca va impartasim informatiile cu caracter personal, ne vom asigura ca exista o protectie adecvata pentru a va proteja informatiile cu caracter personal, in conformitate cu legile privind protectia datelor.

Informatii anonimizate si combinate

Putem folosi informatii anonimizate (cu toate denumirile si alte informatii de identificare eliminate) sau informatii care sunt combinate cu informatiile altor persoane, sau sa le divulgam altor persoane pentru cercetare sau scopuri statistice. Nu puteti fi identificat din aceste informatii si vom distribui informatiile doar in conformitate cu acordurile legale care stabilesc un scop convenit, limitat si impiedica utilizarea informatiilor pentru castiguri comerciale.

Transferarea informatiilor in afara Spatiului Econmic European

Luam masuri pentru a ne asigura ca, atunci cand va transferam informatiile cu caracter personal intr-o alta tara, exista o protectie adecvata, in conformitate cu legile privind protectia datelor. Adesea, aceasta protectie este stabilita in baza unui contract cu organizatia care primeste aceste informatii.

Timpul de pastrare al informatiilor cu caracter personal

Pastram informatiile dumneavoastra cu caracter personal in conformitate cu perioadele stabilite, calculate folosind urmatoarele criterii.

  • De cat timp sunteti clientul nostru, tipurile de produse sau servicii pe care le aveti de la noi si momentul in care nu veti mai fi clientul nostru.
  • Cat timp este rezonabil sa pastram evidente pentru a arata ca ne-am indeplinit obligatiile pe care le avem fata de dumneavoastra si de lege..
  • Orice perioade de pastrare a informatiilor stabilite prin lege sau recomandate de autoritatile de reglementare, organismele profesionale sau asociatii.
  • Orice procedura relevanta care se aplica.

Drepturile dumneavoastra

Aveti dreptul sa va accesati informatiile si sa ne solicitati sa corectam orice greseli si sa stergem si sa restrictionam utilizarea informatiilor dumneavoastra. De asemenea, aveti dreptul sa va opuneti folosirii informatiilor dumneavoastra, sa ne solicitati sa va transferam informatiile pe care le-ati furnizat, sa retrageti permisiunea pe care ne-ati furnizat-o pentru a utiliza informatiile si sa ne solicitati sa nu folosim procese decizionale automatizate care pot produce efecte juridice.

Aveti urmatoarele drepturi (se aplica anumite exceptii):

Dreptul de acces: dreptul de a face o solicitare scrisa pentru detalii cu privire la informatiile dumneavoastra cu caracter personal si o copie a acestor informatii cu caracter personal;

Dreptul la rectificare: dreptul de a corecta sau de a elimina informatii inexacte despre dumneavoastra;

Dreptul de stergere („dreptul de a fi uitat”): dreptul de a sterge anumite informatii cu caracter personal despre dumneavoastra;

Dreptul la restrictionarea prelucrarii: dreptul de a solicita ca informatiile dumneavoastra cu caracter personal sa fie utilizate numai in scopuri restrictionate;

Dreptul de a obiecta: dreptul de a va opune prelucrarii informatiilor dumneavoastra cu caracter personal in cazurile in care prelucrarea noastra se bazeaza pe indeplinirea unei sarcini indeplinite in interes public sau daca v-am informat ca prelucrarea este necesara pentru interesele noastre legitime sau ale unui tert. Puteti obiecta in privinta folosirii informatiilor dumneavoastra atunci cand este vorba de marketingul direct;

Dreptul la portabilitatea datelor: dreptul de a solicita ca informatiile cu caracter personal pe care ni le-ati pus la dispozitie sa va fie transferate unui tert intr-un format care se poate citi automat;

Dreptul de a retrage consimtamantul: dreptul de a retrage orice consimtamant pe care ni l-ati dat anterior pentru a gestiona informatiile dumneavoastra cu caracter personal. Daca va retrageti consimtamantul, acest lucru nu va afecta legalitatea utilizarii de catre Societate a informatiilor dumneavoastra cu caracter personal inainte de retragerea consimtamantului dumneavoastra si va vom anunta daca nu va mai putem oferi produsul sau serviciul ales;

Dreptul in legatura cu procesul decizional automatizat: aveti dreptul de a nu fi supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata, care produce efecte legale cu privire la dumneavoastra sau va afecteaza similar in mod semnificativ, cu exceptia cazului in care este necesar pentru a incheia un contract cu dumneavoastra, este autorizat prin lege sau daca v-ati dat acordul explicit. Va vom anunta cand se iau astfel de decizii, motivele legale pe care ne bazam si drepturile pe care le aveti.

Va rugam sa retineti: in afara de dreptul dumneavoastra de a obiecta cu privire la utilizarea datelor dumneavoastra pentru marketingul direct , drepturile dumneavoastra nu sunt absolute: ele nu se aplica intotdeauna, in toate cazurile si va vom anunta in corespondenta noastra cu dumneavoastra cum vom putea sa va solutionam solicitarea.

Daca faceti o solicitare, va vom ruga sa va confirmati identitatea, daca este necesar, si sa furnizati informatii care ne ajuta sa intelegem mai bine cererea dumneavoastra. Daca nu va vom solutiona cererea, va vom explica de ce.

Securitatea prelucrarii

S.C. Aleczander Services S.R.L. acorda o importanta deosebita prelucrarii in conditii de securitate si confidentialitate a datelor dvs. si utilizeaza ori de cate ori este posibil, cele mai noi tehnologii si metodologii din domeniu.

Astfel, S.C. Aleczander Services S.R.L. va realiza transmiterea de date atat in cadrul retelei sale cat si cand e cazul in afara ei, numai prin utilizarea unor metode de criptare sigure si actualizate la zi. De asemenea, pe parcursul procesarii operationale a datelor cu caracter personal si datelor speciale, va utiliza de fiecare data cand este posibil metode moderne de pseudonimizare si anonimizare, minimizand astfel riscul aparitiei unor brese de securitate.

S.C. Aleczander Services S.R.L. va procesa intotdeauna numai datele care ii sunt absolut necesare in conformitate cu scopul si temeiurile legale.

Nefurnizarea datelor dvs.

In cazul in care nu sunteti de acord cu furnizarea datelor dumneavoastra, ne aflam in imposibilitatea de a va putea oferi serviciile pe care le solicitati.

Date de contact privind protectia datelor

Daca aveti intrebari, comentarii, reclamatii sau sugestii privind aceasta politica sau orice alte preocupari legate de modul in care procesam informatiile despre dumneavoastra ne puteti contacta la: office@zanderimobiliare.ro

De asemenea, aveti dreptul sa trimiteti o plangere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal.

Intrare in vigoare si revizuire

Aceasta politica a fost adoptata de administratorul Societatii si intra in vigoare imediat dupa adoptare.

Politica va fi revizuita ori de cate ori Societatea considera necesar.

Referinte: